Altera – Complex Software Redesign

Altera è un software di gestione dei metadati basato su clip standalone, progettato per archiviare, riorganizzare ed eseguire automazioni dei flussi di lavoro quotidiani dei tecnici nel settore cinematografico.

Introduzione

Cliente

Lanciata nel 2020, CineDev è una società di sviluppo software fondata da professionisti focalizzata sull’industria cinematografica/televisiva/media.

La partnership con il nostro cliente ha permesso di lavorare alla realizzazione di tre software, di cui Altera è stato il primo ad essere rilasciato.

I software sono per MacOS e sono parte di una suite completa dedicata ai tecnici del settore media & entertainment.

Problema

Il software era entrato nella fase di sviluppo, senza passare prima attraverso un processo di Design.

Questo ha portato il team di Eye Studios a dover affrontare il problema in diverse direzioni.

Il team product del cliente ha lavorato a stretto contatto con noi per condurre la progettazione al meglio.

La società madre del nostro cliente, possedeva all’interno altre società le quali contenevano utenti target.

Questo ci ha permesso di ottenere feedback rapidi durante la fase di ricerca direttamente dal nostro cliente.

Obiettivi

Gli obiettivi principali che hanno guidato il processo di design, sono stati Usabilità e Performance.

Migliorare l’usabilità del prodotto applicando best practice che avrebbero reso l’esperienza generale di utilizzo più positiva.

La performance mirava a riprogettare l’esperienza basata sugli obiettivi dell’utente e semplificare il flusso nel compimento delle task principali.

In termini di usabilità, ci siamo concentrati sulle 4 macro aree principali che questa contiene:

• Comprensibilità: quanto è facile per gli utenti eseguire compiti di base la prima volta che incontrano il software?
• Efficienza: Quanto velocemente gli utenti possono eseguire le task principali?
• Errori: Quanti errori fanno gli utenti durante l’utilizzo? Come possono essere gestiti al meglio ed al fine dell’apprendimento?
• Integrazione: Come questo prodotto si inserisce all’interno della vita dell’utente? Come facilita l’integrazione tra altri software e utenti?

User & Audience

La audience di riferimento è composta da tecnici del settore cinematografico che utilizzano principalmente il software sul set.

L’utilizzo avviene in momenti di transizione tra una scena e l’altra, quando gli operatori si trovano ad avere poco tempo e a dover portare a termine le azioni velocemente.

L’utilizzo può venire anche in studio in fase di post produzione.

UX Insight: dato che l’utilizzo può avvenire sotto differenti condizioni di luce, all’aperto o al chiuso, in studio o in movimento, abbiamo deciso di realizzare il software in versione Dark ed in versione White.

La situazione di partenza del software che abbiamo trovato è rappresentata negli screenshot seguenti.

Research

Task Analysis

La prima fase di progettazione di un software complesso, richiede la comprensione di quali sono le task principali che gli utenti compiono.

Nota: La parte di Discovery che ha portato a definire quali funzionalità è necessario includere, è stata condotta dal Product Team del cliente.

L’analisi dei compiti (Task Analysis) può aiutarci a comprendere come un utente esegue una serie di task per raggiungere l’obiettivo desiderato.

Analizzando le task degli utenti e contestualizzandole nell’esperienza di utilizzo, abbiamo identificato le funzionalità chiave che nel loro flusso risolvevano i problemi principali.

Questo ci ha permesso di creare la struttura delle informazioni e dei menu, per garantire un’esperienza più fluida e che permettesse all’utente di passare rapidamente da uno strumento all’altro.

Comprendendo gli utenti e come avevano bisogno di raggiungere i loro obiettivi, abbiamo identificare queste aree chiave.

Analizzando la tipologia di progetto che gli utenti conducono utilizzando il software, avevano tutti in comune la presenza di una grande quantità di file.

Ogni file, in base alla tipologia, doveva essere facilmente distinguibile dagli altri all’interno del software.

Al fine di ottenere una distinzione chiara, abbiamo adottato una suddivisione a icone identificative, le quali contraddistinguono le tipologie direttamente dalla lista di file presenti.

Competitor Analysis

Questa tipologia di software non ha ad oggi competitori diretti, in quanto le caratteristiche al suo interno vengono soddisfatte con modi e strumenti differenti.

L’analisi dei competitor si è concentrata sullo studio degli Use Case principali delle singole funzioni:

• Come i software attuali gestiscono la creazione di nuovi progetti?
• In quale modo gli utenti sono abituati a visualizzare e interagire con tabelle numeriche?
• Come è organizzata l’information architecture dei software utilizzati?
• Come vengono gestiti i file all’interno dei software attuali?

La risposta a queste domande c’è permesso di integrare differenti metodologie e Best Practice che permettessero di raggiungere un’esperienza fluida di utilizzo.

È importante, prima di creare un nuovo percorso utente, sviluppare una metodologia di analisi dei percorsi esistenti, capire come al giorno d’oggi gli utenti soddisfano i propri bisogni.

Design

In questa sezione vengono presentate alcune delle scelte di design prese analizzando i dati della UX Research.

Funzioni primarie sempre a disposizione

Insight: Durante i test di utilizzo, gli utenti si concentravano sempre sulle funzioni principali condotte sulla maggioranza dei progetti.

Soluzione: Le azioni principali, che erano precedentemente sparse in diverse aree del software, sono state racchiuse nella parte superiore di ogni tabella.

Questo rende l’accesso immediato e facile da parte dell’utente ai tool più utilizzati.

Integrazione tra utenti

Insight: All’interno delle aziende che utilizzano questo software, è necessario una comunicazione tra addetti e non addetti ai lavori.

In questo caso, i non addetti lavori non utilizzavano il software quotidianamente e dunque avevano necessità di ricevere un documento riepilogativo e di facile comprensione.

Soluzione: Insieme al team product del cliente, abbiamo realizzato la funzione di esportazione di un documento PDF (o altri formati comuni per dati strutturati) contenente le informazioni necessarie alla comunicazione interna.

Gestione degli errori

Insight: La ricerca mostra che, quando viene introdotta un’applicazione o un sistema nuovo, gli utenti preferiscono iniziare a usarlo immediatamente, ben prima di leggere documentazione tecnica o guide. (Questo fenomeno è noto come il paradosso dell’utente attivo.)

Nel caso della realizzazione di software complessi, dove gli utenti devono compiere catene di azioni in sequenza, è importante restituire all’utente un feedback diretto con una gestione degli errori adeguata.

Soluzione: Aggiungere un centro di notifiche è un log degli errori sempre a disposizione per l’utente, e diversi segnali e alert che avvisano l’utente di ciò che sta accadendo in caso di imprevisti.

Takeaway e conclusioni

Progettare Software complessi

Quando parliamo di applicazioni complesse, come definite da Nielsen Norman Group, facciamo riferimento a:

Qualsiasi applicazione che supporti obiettivi non strutturati o flussi di lavoro non lineari di utenti altamente specializzati in settori specifici.

Gestione degli errori

Il paradosso dell’utente attivo, porta l’utente a voler usare direttamente il software invece che leggere documentazione a guardare tutorial.

Nella progettazione di un software complesso, è necessario dare molta importanza alla gestione degli errori che possono nascere durante l’utilizzo.

Popup, Alert, Icone e Log delle azioni compiute dall’utente, sono strumenti ottimi da utilizzare.

Una buona User Experience, è essa stessa il miglior tutorial.

Coordinare la transizione tra più utenti e spazi di lavoro

I software utilizzati all’interno di aziende strutturate per processi non lineari, spesso richiedono la relazione tra diverse tipologie di utenti: tecnici e non tecnici.

Questo comporta la necessità di dover studiare un’esperienza utente in grado di supportare al meglio la transizione delle informazioni tra utenti differenti.

Come puoi notare sopra, noi abbiamo lavorato ad una funzionalità che permettesse di esportare dati del software in formati comunemente utilizzati da tutti gli altri utenti non tecnici.

Contestualizzare l’utilizzo

Nella fase di Analisi e UX Research, cerca di capire quali sono i casi concreti di utilizzo dell’applicazione che sta realizzando.

Letteralmente, quali saranno le situazioni nella vita di ogni utente in cui utilizzerà il prodotto che stai progettando.

Nel nostro caso, abbiamo notato che la maggior parte dei software comunemente utilizzati dagli utenti target, avevano un’interfaccia di colore scuro (definita solitamente Dark Mode).

Ma nel caso di utilizzo di questo software, i tecnici si trovano spesso ad utilizzarlo all’aperto, dove il riflesso della luce esterna sullo schermo del computer può complicare l’utilizzo nel caso in cui l’interfaccia sia scura.

Questo ci ha portato a progettare anche la modalità chiara del software.